Privacy verklaring

Privacyverklaring Onze Gezellen

De omnivereniging R.K.S.V. Onze Gezellen (verder te noemen als Onze Gezellen) en haar subverenigingen hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen wij u informatie geven hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Onze Gezellen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:
  • Wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en de verschillende categorieën persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring.
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt zijn tot alleen die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Wij om uw toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd zijn.
  • Wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

Verwerkingsverantwoordelijke

De ledenadministratie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Zowel de omnivereniging Onze Gezellen als elke subvereniging heeft een eigen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld, die uitvoering geeft aan de taken die voortkomen uit de verwerkingsverantwoordelijkheid.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door Onze Gezellen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
  • Administratieve doeleinden
  • Verwerking van contributie
  • Communicatie
  • Om lid te worden van een sportbond
  • Het indelen in teams
  • Het plannen van wedstrijden en trainingen
  • Het bijhouden van vorderingen
  • Het bijhouden van de historie (in welk seizoen in welk team gespeeld).
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
  • Het lidmaatschap van de Onze Gezellen incl. landelijke sportbond.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Onze Gezellen de volgende persoonsgegevens van u vragen:
  • Voornaam, tussenvoegsel, achternaam, overige voorletters
  • Telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen) van leden en/of hun ouders of verzorgers
  • Adres, woonplaats, postcode
  • Geboortedatum
  • IBAN-rekeningnummer(s) & tenaamstelling.
Alleen indien door landelijke sportbond additioneel gewenst/vereist:
  • Relatienummer
  • Geslacht
  • Geboorteplaats en -land
  • Gegevens lidmaatschap (zoals aanvangs- en einddatum)
  • Faxnummer
  • Pasfoto (digitale spelerspas)
  • Gegevens diploma’s (scheidsrechters- en trainerscursussen)
  • Legitimatietype en -nummer (ter controle)
  • Teamindeling en rol (bv keeper/speler/verzorger/leider/trainer)
  • Voorkeursinstellingen weergave persoonsgegevens (in applicaties)
  • Lidmaatschap commissies vereniging
  • Gegevens over functies binnen voetbalclub
  • Wedstrijdgegevens
  • Deelname bondsactiviteiten (zoals congressen en kampen)
  • Financiële gegevens & evt. betalingsafspraken
  • Privacyniveau voor gebruik voetbal.nl app & website / bond app.
Uw persoonsgegevens worden door Onze Gezellen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
  • Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in het archief voor onbepaalde tijd.
Om het gebruik van Sportlink en de daaraan verbonden apps mogelijk te maken, verstuurt Onze Gezellen je (automatische) serviceberichten. Denk hierbij aan een bevestiging van je inschrijving, verzenden van je contributiefactuur, herinneringen en/of aanmaningen en/of handige tips omtrent het gebruik van de apps. Het is niet mogelijk om je voor deze serviceberichten uit te schrijven. Onze Gezellen beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede administratieve communicatie.   

Verwerking van persoonsgegevens t.b.v. nieuwsbrief
Persoonsgegevens voor de nieuwsbrief worden door Onze Gezellen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
Grondslagen voor deze persoonsgegevens zijn: 
  • Het lidmaatschap van Onze Gezellen
  • Ouders en verzorgers van (jeugd-)leden die hun e-mailadres hebben opgegeven als contactadres
  • Vrijwilligerswerkzaamheden verrichten voor Onze Gezellen
  • Sponsoren, adverteerders, geïnteresseerden.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Onze Gezellen de volgende persoonsgegevens van u vragen:
  • e-mailadres.
Aan dit e-mailadres kan een relatiecategorie gekoppeld worden (lid, vrijwilliger, sponsor, bedrijfsnaam sponsor, sponsorcommissie, jeugdvoetbal, geitje, mini, meidenvoetbal, senioren, donateur, trainer, bestuur, erelid, lid van verdienste).

Uw persoonsgegevens worden door Onze Gezellen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
  • In ieder geval gedurende de periode dat men verbonden is aan Onze Gezellen.
  • Ontvangers van de nieuwsbrief kunnen zich op elk moment zelf uitschrijven als abonnee.
     Uw adres wordt dan automatisch verwijderd uit ons mailingbestand. U ontvangt vervolgens geen nieuwsbrieven en/of uitnodigingen meer.

Uw e-mailadres blijft wel aanwezig in onze administratie ten behoeve van andere functies (bijvoorbeeld facturering).

Indien u uw e-mailadres wilt wijzigen of verwijderen, dan kunt u dit zelf doen via de website www.onzegezellen.com of per e-mail doorgeven aan de ledenadministratie.
 
Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers
Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door Onze Gezellen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
  • Administratieve doeleinden
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:           
  • Het uitvoeren van vrijwilligerswerkzaamheden bij Onze Gezellen.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Onze Gezellen de volgende persoonsgegevens van u vragen:
  • Volledige naam, adres en woonplaats
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres(sen)
  • Geslacht
Uw persoonsgegevens worden door Onze Gezellen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 
  • Gedurende de looptijd van het uitvoeren van de vrijwilligerswerkzaamheden en daarna alleen in het verenigingsarchief voor onbepaalde tijd, tenzij de vrijwilliger kenbaar maakt hier bezwaar tegen te maken.
Verwerken van persoonsgegevens van medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden door Onze Gezellen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
  • De arbeidsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Onze Gezellen de volgende persoonsgegevens van u vragen:
  • Volledige naam, adres en woonplaats;
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres(sen)
  • Geboortedatum
  • Salarisgegevens
  • Kopie ID
  • BSN-nummer
Uw persoonsgegevens worden door Onze Gezellen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 (zeven) jaar.

Verstrekken aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereen-komst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Onze Gezellen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zoals hierboven vermeld onder Verwerking van persoonsgegevens van leden, dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
  • Alle personen die namens Onze Gezellen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen. Zo zijn stand-alone PC’s waarop persoonsgegevens worden opgeslagen afgeschermd met gebruikersnaam en wachtwoord en zijn daarop actuele, werkende antivirusprogramma’s geïnstalleerd. Excelbestanden met persoonsgegevens zijn extra beveiligd met een wachtwoord;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Indien wij uw persoonsgegevens mogen verwerken op basis van een door u daartoe gegeven toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U kunt het beste contact opnemen met onze secretaris van de sub-vereniging.

Komen wij er samen met u niet uit dan betreuren wij dat uiteraard. U heeft echter in voorkomend geval altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen Privacyverklaring

Onze Gezellen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze Privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.


Haarlem, juli 2018